Orden de compra: Formato ¿Qué es? Ejemplo

La orden de compra es una de las herramientas con la que una empresa puede hacer un orden conciso de sus inversiones o del capital que utiliza para adquirir insumos, tanto grandes o pequeños.

En este artículo hablaremos un poco de lo que es y que tipos de formatos se pueden encontrar actualmente.

Orden de compra

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra, es un documento emitido por el comprador para solicitar bienes o servicios a un vendedor. Esta debe detallar cuál es la cantidad que se va a comprar, cuál es el tipo de producto, su precio, las condiciones de pago y el método de entrega. Quién esté haciendo la venta debeconservar los documentos originales, mientras que el comprador debe conservar una copia.

Algunas personas conocer a este documento como “nota de pedido” o “pedido de compra”

¿Cómo emitir una orden de compra?

Una vez que el cliente decide cuáles son los productos que se van a comprar, se debe emitir una orden de compra con la información relevante al pedido. Si bien hay empresas que eligen tener software específico, hay otras que utilizan plantillas preeditadas, las cuáles ya contienen la estructura y partes, reduciendo considerablemente el tiempo para poder emitirlas.

Una vez que es emitida, la orden es enviada al proveedor para que pueda preparar la compra. En este caso, el documento resulta útil para establecer los tiempos de entrega y, de no cumplirse, tomar las medidas necesarias para continuar como el proceso (ya sea pedir una nota de crédito, un reembolso o cambiar la fecha de entrega).

Una vez que la compra es entregada, el proveedor debe emitir la facturación correspondiente.

Tipos de orden de compra

Dentro del ámbito contable existen dos tipos de órdenes de compra: Abierta y Concertada.

Orden Abierta

Su nombre refiere al tipo de compra que se va a realizar con este documento. Se trata de una orden en la cuál no sólo no existen requisitos legales, sino que las condiciones y el precio son fijados previamente por quien va a proveer el producto o servicio.

Esta orden tiene validez hasta que el emisor de la misma la cancele. Esto puede darse por diferentes motivos, como que se haya cerrado la transacción o que haya una variación en el precio desde que se acordó la compra, entre muchas otras.

Orden concertada

En este caso, se trata de una orden en donde los precios se hayan fijado mediante un convenio previo. Suele utilizarse en empresas que trabajan con regulación de precios. Al contrario de la orden abierta, este es un modelo que se utiliza muy poco ya que es un intercambio que no se produce muy a menudo.

Formato de orden de compra

La orden de compra deben incluir ciertos datos:

  • El nombre y la dirección de la empresa u organización que está haciendo el pedido
  • El número de dicha orden
  • La fecha de emisión y el lugar dónde se realizó el pedido
  • El nombre y la dirección del proveedor al cual se le haya hecho el pedido
  • Cuáles son los términos de pago y entrega
  • La cantidad de artículos que se hayan solicitado
  • La descripción de dichos artículos
  • Cuál es el precio de cada una de las unidades
  • Los costos que pueda tener el envío
  • El costo total de este pedido
  • La firma autorizada de quien hace el pedido

Ejemplo de orden de compra

A continuación, sumamos algunos ejemplos de orden de compra.

Ejemplo 1

ejemplo de orden de compra 1

Ejemplo 2

ejemplo de orden de compra 2

Ejemplo 3

ejemplo de orden de compra 3